Zeitmanagement, effizientes Planen und Strukturieren ihres Tagesablaufs

Wie steht es mit Ihrer Zeitplanung? Schaffen Sie normalerweise, was Sie Sich vorgenommen haben? Haben Sie im Laufe Ihres Tages ein paar freie Minuten oder ist er voll durchgeplant? Ist Ihr Tagesablauf selbst- oder fremdgeplant?
Wahrscheinlich geht es Ihnen wie vielen anderen und Ihre Zeitplanung ist in keiner Weise befriedigend. Die folgenden Techniken und Methoden sollen Ihnen dabei helfen, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Allerdings sind sie nur die eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite steht Ihre Einstellung zu ihnen und der Zeitplanung im allgemeinen, Ihr Verhalten und Ihre Selbstdisziplin. An diesen Punkten, die insbesondere auf Ihrer Psyche und Ihrem Unterbewusstsein beruhen, müssen Sie ebenfalls arbeiten, denn durch diese werden sie höchstwahrscheinlich viel mehr gesteuert als durch Ihren Verstand und Ihre Logik.

Zieldefinition und Prioritätensetzung

Am Anfang Ihres Tuns sollten Sie Sich darüber klar werden, welche Ziele Sie damit erreichen wollen und welche Wertigkeit diese Ziele für Sie besitzen. Eine klare und bewusste Definition der Ziele ermöglicht es Ihnen jederzeit den Überblick zu bewahren und aufgrund der gesetzten Prioritäten richtige Entscheidungen zu treffen. Die Prioritäten sind besonders wichtig, da sie auf diese Weise vermeiden, einen Großteil Ihrer Zeit mit nebensächlichen Problemen und Aufgaben zu verbringen anstatt sich auf die wirklich wichtigen Aktivitäten zu konzentrieren.
Nach dem Pareto-Prinzip bringen bereits 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse. Die ABC-Analyse hilft Ihnen, Ihre Aufgaben sinnvoll zu strukturieren und zwar in:
Während einer bestimmten Zeit sollten Sie sich immer nur genau einer Aufgabe widmen, um sich auf diese voll konzentrieren zu können und Umdenkungsprozesse zu vermeiden. Bedenken Sie immer, dass es erst einmal darauf ankommt, die richtigen Dinge zu tun, als Dinge richtig zu tun.

Schriftliches Planen

Das Niederschreiben Ihrer Aufgaben, Probleme und Aktivitäten birgt verschiedene Vorteile. Einerseits gewinnen Sie auf diese Weise einen besseren Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren. Andererseits entlasten Sie Ihr Gedächtnis und gehen nicht die Gefahr ein, etwas zu vergessen, wenn Sie mit Hilfe des Planes Ihre Arbeit kontrollieren. Ein schriftlicher Plan hat auch den positiven psychologischen Effekt einer Selbstmotivation zur Arbeit.
Nutzen Sie Tagespläne, die Sie am Ende des Vortages erstellen und am Abend oder auf dem Weg zur Arbeit noch mal durchgehen. Auf diese Weise können Sie Sich sehr viel besser auf die Hauptaufgaben des kommenden Tages konzentrieren und Ihr Unterbewusstsein arbeitet bereits an Lösungsansätzen für die bevorstehenden Aufgaben. Für längere Planungsperioden bzw. mittel- bis langfristige Ziele können Wochen- oder Monatspläne auch sehr sinnvoll sein. Diese Pläne sollten Sie regelmäßig zur Hand nehmen und überarbeiten.

Buchtipps

Wollen Sie (viel) mehr erfahren zum Thema Zeitmanagement? Wollen Sie beispielsweise erfahren, wie ein gut strukturierter Tages-, Wochen oder Monatsplan zu erstellen ist? Dann werden Ihnen die folgenden beiden Buchtipps sicher wertvolle Hinweise liefern.

Lothar J. Seiwert: Das neue 1x1 des Zeitmanagement Gräfe und Unzer Verlag GmbH; ISBN: 3774256705; 2002

Björn Walker: Endlich Zeit haben... - Die 7 wichtigsten Zeitmanagement-Tricks, weshalb sie nicht unbedingt funktionieren und eine Alternative dazu ISBN: 3952167800; 1998

Weitere Zeitmanagement Literatur