In Ihrem Unternehmen werden Sie sich über kurz oder lang einen Ruf erarbeiten. Entweder gehen Sie professionell mit Ihrer Zeit und der Ihrer Kollegen um, planen und strukturieren eine Besprechung effizient; oder Sie arbeiten ohne Ziel, vergeuden die Zeit Ihrer Kollegen und sind nach einer Besprechung so weit wie vorher. Letzteres gilt es unter allen Umständen zu vermeiden. Sie kommen nicht weiter, und Ihre Kollegen werden sich beim nächsten Mal sehr gut überlegen, ob sie an der von Ihnen anberaumten Besprechung überhaupt teilnehmen.
Besprechung: Ja oder Nein?
Ein Arbeitsgespräch bindet viele Ressourcen. Bevor Sie sich dafür entscheiden, sollten Sie das Für und Wider abwägen und kostengünstige Alternativen prüfen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Teilnehmer zusammenrufen. Prüfen Sie daher zunächst sorgfältig die folgenden Punkte: Rechtfertigen die Inhalte der Besprechung den Zeit- und Personalaufwand, oder tut es möglicherweise eine kurze schriftlichen Notiz? Kann möglicherweise ein einzelner Mitarbeiter oder eine kleine Gruppe das Problem in Eigenregie effizienter lösen? Sind die Inhalte für die Adressaten relevant? Sind die Teilnehmer in der Lage, dass Problem unvorbereitet zu lösen, oder sollten Sie ihnen vorab Informationen zukommen lassen? Müssen Sie Spezialisten hinzuziehen, um das Problem zu lösen? Hilft es Ihnen bei Ihrer Entscheidung, die Meinung anderer einzuholen? Erwarten Sie, dass sich die Qualität der Entscheidung durch die Diskussion und die erwarteten Impulse verbessert? Ist es möglicherweise sogar besonders wichtig, dass die Entscheidung von möglichst vielen Mitarbeitern verstanden und getragen wird?
Inhaltliche Vorbereitung der Besprechung
Sie haben zu diesem Gespräch eingeladen. Definieren Sie zunächst Ihre Ziele und machen Sie sich klar, in welche Richtung das Gespräch nach Möglichkeit nicht laufen sollte. Wollen Sie Ihren Kollegen Neuigkeiten mitteilen (Informative Besprechung), oder erwarten Sie ihr Feedback zu einem Problem (Arbeitstreffen)? Werden Sie sich über die Rolle der Teilnehmer im Unternehmen, ihre unterschiedlichen Interessen, ihren Background und ihr Verhältnis untereinander klar. Welches Ihrer Ziele deckt sich mit den Interessen der Teilnehmer, und an welcher Stelle müssen Sie mit Einwänden rechnen?
Organisatorisches
Die Organisation der Besprechung liegt bei Ihnen oder Ihren Mitarbeiter. Solange alles glatt läuft, wird keinem Teilnehmer der Vorbereitungsaufwand auffallen.
Kommt es aber zu Komplikationen, werden diese in der Regel auf Sie als Einladenden zurückfallen. Kümmern Sie sich als rechtzeitig um Raum, Medien (Beamer, Overhead-Projektor, Whiteboard, Flip-Chart, TV, Video, Schreibmaterial …), Getränke, ggf. Catering usw. Brauchen Sie einen Protokollführer, der sich an der Besprechung nicht beteiligt und sich ganz seinen Notizen widmet?
Die Besprechung
Die Teilnehmer erwarten von Ihnen, dass Sie gleich zu Beginn des Meetings Ihre Ziele und Erwartungen definieren, das Gespräch zielorientiert führen und den Zeitrahmen einhalten. Es liegt an Ihnen, den Gespräch Struktur zu geben und das Optimale aus der zur Verfügung stehenden Zeit zu machen. Legen Sie Regeln fest, wie mit Einwänden umgegangen wird, begrenzen Sie - falls erforderlich - die Redezeit zu den einzelnen Punkten. Schweifen die Teilnehmer zu weit ab, fangen Sie sie recht bald wieder ein und lenken Sie die Aufmerksamkeit wieder auf die Kernpunkte. Merke: Die Zeit der Teilnehmer ist begrenzt, und Sie wollen Ihre Ziele in dieser Besprechung erreichen.
Teilnehmertypen
Eine Besprechung wird nur dann ein Erfolg, wenn die Teilnehmer in der Lage sind zu diskutieren und sich auszutauschen. Einige Regeln sind dabei zu einzuhalten, aber nicht jeder wird Ihnen den Gefallen tun und diese Regeln beachten. Aber Achtung: Neue Ideen kommen aber nicht auf, wenn Sie im "Einheitsbrei" rühren und lediglich Ja-Sager einladen. Achten Sie darauf, dass die Mischung stimmt. Die unterschiedlichen Charaktere, die Sie in einer Besprechung finden werden, steuern ihren individuellen Beitrag bei. Sie müssen nur damit umgehen können.
Buchtipps
Wollen Sie (viel) mehr erfahren zum Thema Besprechungsmanagement? Wollen Sie beispielsweise erfahren, wie Sie einen Problemlösungsprozess anstoßen und moderieren? Dann werden Ihnen die folgenden beiden Buchtipps sicher wertvolle Hinweise liefern.
Anita Bischof, Klaus Bischof:
Besprechungen. Effektiv und effizient. STS Standard 2002; ISBN: 344805139X; EUR 6,60.
Michael Tosch:
Besprechungen moderieren. Managerseminare G. May Verlagsges. 2002; ISBN: 3931488578; EUR 17,70.
Weitere Besprechungsmanagement Literatur